Rozwiązywanie problemów metodą 8D – jak przygotować raport 8D?

Działania osłonowe wprowadza się, zanim zainicjowany zostanie właściwy proces rozwiązania problemu metodą 8D. Dlatego czasami określa się je jako zerowy krok metody 8D. Dla wprowadzonych działań osłonowych należy rejestrować dowody dotyczące ich skuteczności, w celu późniejszej weryfikacji skuteczności tych działań.

Edycja informacji o działaniach osłonowych przeprowadzana jest na osobnym formularzu.

Program NNR-Pro prezentuje informacje o natychmiastowych działaniach osłonowych w formie tabeli. Dla wskazanego w tabeli działania można wyświetlić informacje szczegółowe. Są one prezentowane na tym samym formularzu, jaki jest stosowany podczas edycji.

W pierwszym kroku metody 8D należy powołać zespół osób posiadających wiedzę, kompetencje i umiejętności niezbędne do rozwiązania problemu. Rozmiar zespołu i jego skład zależy od charakteru problemu i podejmowanych działań. Ważne jest zapewnienie zespołowi odpowiednich uprawnień, które umożliwią mu uzyskiwanie i wykorzystywanie informacji dotyczących analizowanego problemu oraz podejmowanie koniecznych decyzji. Zespół powinien także mieć jasno określoną strukturę z wyszczególnionym liderem i osobą odpowiedzialną za dokumentację pracy zespołu.

W programie NNR-Pro informacje o uczestnikach zespołu wyświetlane są w tabeli. Edycja informacji zawartych w tabeli odbywa się bezpośrednio w wierszu tabeli (a nie na osobnym formularzu).
Dane uczestnika zespołu można wprowadzić do tabeli poprzez wskazanie ich na liście pracowników lub ich wpisanie bezpośrednio do (np. gdy uczestnik jest osobą z zewnątrz firmy i nie chcemy by dane tej osoby były wprowadzone na listę pracowników).

W drugim kroku metody 8D należy zdefiniować problem, w tym ustalić, jakie następstwa ma on dla klienta oraz opisać problem przy pomocy mierzalnych określeń: kto?, co?, gdzie?, kiedy?, jak?, jak wiele? itp., przy czym istotne jest oddzielenie symptomów od właściwego problemu.
Definicja problemu to prosty, zwięzły zwrot identyfikując obiekt i defekt, dla którego przyczyna nie jest znana.

W programie NNR-Pro do wprowadzenia tekstu opisującego zgłaszany problem przeznaczone zostało pole notatnika (wielowierszowe pole edycyjne). W polu tym można zapisać informację o tym, co i kiedy zostało zauważone lub zaszło w odniesieniu do wyrobu, procesu lub systemu zarządzania jakością, czy dotyczy to bezpieczeństwa, wymagań prawnych itp.

Do opisania następstw dla klienta dodane zostało dodatkowe pole notatnika.

W kolejnym kroku metody 8D należy określić i wprowadzić w życie tymczasowe działania powstrzymujące. Są to działania doraźne, których celem jest ochrona klientów przed dalszymi skutkami problemu do czasu wprowadzenia trwałych działań korygujących. Działania powstrzymujące mają zapobiec eskalacji problemu, dalszemu wytwarzaniu wyrobów niezgodnych (braków) i przekazaniu wyrobów niezgodnych klientowi. W razie potrzeby należy uruchomić działalność serwisu.

Edycja informacji o działaniach powstrzymujących przeprowadzana jest na osobnym formularzu.
Dane osób: odpowiedzialnej za wprowadzenie działania, zatwierdzającej działanie i sprawdzającej skuteczność (odpowiedzialnej za sprawdzenie skuteczności) działania, wskazuje się wśród uczestników zespołu.

Program NNR-Pro prezentuje informacje o tymczasowych działaniach powstrzymujących w formie tabeli. Dla wskazanego w tabeli działania można wyświetlić informacje szczegółowe. Są one prezentowane na tym samym formularzu, jaki jest stosowany podczas edycji.

W programie NNR-Pro można zarejestrować każde potencjalne działanie powstrzymujące. Nowe działanie otrzyma domyślnie status działania planowanego. Po zweryfikowaniu można mu nadać status działania wykonywanego lub odrzuconego. Jeśli proces wprowadzenia działania zostanie zakończony, można zmienić status działania na wprowadzone. Jeśli już wykonywane działanie zostało odrzucone, można zmienić jego status na anulowane.

W tym kroku metody 8D należy sprawdzić i uaktualnić (jeśli zostały zidentyfikowane nowe informacje) opis problemu, przejrzeć informacje dotyczące wprowadzonych tymczasowych działań powstrzymujących, zebrać i przeanalizować dane statystyczne, przeanalizować sytuację oraz ustalić główne przyczyny problemu, uwzględniając ich procentowy udział w jego spowodowaniu. Należy także wskazać miejsca w procesie, w których problem mógł być wykryty wcześniej, ale nie został.

Edycja informacji o przyczynach źródłowych przeprowadzana jest na osobnym formularzu. Wprowadzając informacje o przyczynie źródłowej, należy podać opis przyczyny, określić procentowy udział przyczyny w powstaniu problemu oraz określić charakter źródła przyczyny.

Program NNR-Pro prezentuje informacje o przyczynach źródłowych w formie tabeli. Dla wskazanej w tabeli przyczyny źródłowej można wyświetlić informacje szczegółowe. Są one prezentowane na tym samym formularzu, jaki jest stosowany podczas edycji.

W piątym kroku metody 8D zadaniem zespołu jest przeanalizowanie dostępnych rozwiązań opisanego problemu oraz wybór najlepszego rozwiązania przy uwzględnieniu: trwałości skutków, kosztów, analizy ryzyka, łatwości i szybkości wprowadzania, oraz korzyści i wpływu na klienta.

Edycja informacji o działaniach korygujących przeprowadzana jest na osobnym formularzu.
Dane osób: odpowiedzialnej za wprowadzenie działania i zatwierdzającej działanie, wskazuje się wśród uczestników zespołu.

Program NNR-Pro prezentuje informacje o trwałych działaniach korygujących w formie tabeli. Dla wskazanego w tabeli działania można wyświetlić informacje szczegółowe. Są one prezentowane na tym samym formularzu, jaki jest stosowany podczas edycji.

W programie NNR-Pro można zarejestrować każde rozważane działanie korygujące. Nowe działanie otrzyma domyślnie status działania planowanego. Po ocenie działania można mu nadać status działania wykonywanego lub odrzuconego. Można także za pomocą dokumentu zgłoszenia reklamacyjnego przekazać działania korygujące do dostawcy, jeśli to po jego stronie tkwi przyczyna problemu.

W kolejnym kroku metody 8D należy przygotować plan działania (opisać podejmowane działania, wskazać osobę odpowiedzialną oraz określić termin wprowadzenia działania). Działania te mogą się wiązać np. ze zmianami konstrukcyjnymi, zmianami w zaopatrzeniu, zmianami procedur lub przeszkoleniem odpowiednich pracowników.
Należy sprawdzić skuteczność wprowadzonych działań poprzez monitorowanie rezultatów osiąganych mierników (w procesie można wykorzystać np. badania laboratoryjne i analizy statystyczne).

Program NNR-Pro, prezentuje informacje o wprowadzonych trwałych działaniach korygujących w formie tabeli. Dla wskazanego w tabeli działania można wyświetlić informacje szczegółowe. Są one prezentowane na tym samym formularzu, jaki jest stosowany podczas edycji.
W programie NNR-Pro trwałe działania korygujące, które zostaną rozpoczęte, pojawią się na liście wprowadzanych trwałych działań korygujących.

Jeśli proces wprowadzenia działania zostanie zakończony, można zmienić status działania na wprowadzone. Jeśli już wykonywane działanie zostało odrzucone, można zmienić jego status na anulowane.

Edycja informacji o działaniach przeprowadzana jest na osobnym formularzu.
Dane osoby sprawdzającej skuteczność (odpowiedzialnej za sprawdzenie skuteczności) działania, wskazuje się wśród uczestników zespołu.

Celem kolejnego kroku metody 8D jest ustalenie działań zapobiegawczych, jakie należy podjąć, aby nie dopuścić do ponownego pojawienia się problemu. W tym kroku powinno się określić działania systemowe, które utrwalą, udoskonalą albo zastąpią trwałe działania korygujące. W skomplikowanych przypadkach może okazać się konieczne ponowne użycie metody 8D, np. w odniesieniu do metod zarządzania.

Edycja informacji o działaniach zapobiegawczych przeprowadzana jest na osobnym formularzu.
Dane osób: odpowiedzialnej za wprowadzenie działania, zatwierdzającej działanie i sprawdzającej skuteczność (odpowiedzialnej za sprawdzenie skuteczności) działania, wskazuje się wśród uczestników zespołu.

Program NNR-Pro prezentuje informacje o działaniach zapobiegawczych w formie tabeli. Dla wskazanego w tabeli działania można wyświetlić informacje szczegółowe. Są one prezentowane na tym samym formularzu, jaki jest stosowany podczas edycji.

W programie NNR-Pro można zarejestrować każde potencjalne działanie zapobiegawcze. Nowe działanie otrzyma domyślnie status działania planowanego. Po zweryfikowaniu można mu nadać status działania wykonywanego lub odrzuconego. Jeśli proces wprowadzenia działania zostanie zakończony, można zmienić status działania na wprowadzone. Jeśli już wykonywane działanie zostało odrzucone, można zmienić jego status na anulowane. Można także przekazać działania zapobiegawcze do dostawcy, jeśli po jego stronie leży przyczyna niezgodności (przyczyna niezgodności wynika np. z niedoskonałej technologii lub narzędzi używanych przez dostawcę).

Ostatni krok metody 8D wiąże się z podsumowaniem i udokumentowaniem w postaci raportu 8D wyników pracy zespołu oraz uhonorowaniem wysiłków zespołu. Jednym z elementów podsumowania powinna być ocena skuteczności wprowadzonych działań.
Dobrą zasadą jest wyrażenie uznania członkom zespołu, aby odczuli ważność wykonanej pracy. Odpowiedzialnym za to „działanie” jest lider.

W programie NNR-Pro, w ostatnim kroku metody 8D można wskazać rodzaj decyzji oraz wybrać ocenę prezentującą skuteczność działań.
Wprowadzając ocenę skuteczności działań, można również wskazać dane osoby, która oceniała skuteczność. Dane osoby wskazuje się na liście pracowników. Mogą to być np. dane pracownika opiekującego się klientem, gdy klient dokonał oceny skuteczności działań, a jeśli klient nie dokonał oceny skuteczności działań, lecz przeprowadził ją wyznaczony pracownik, dane tego pracownika.

W programie NNR-Pro można również odnotować dla zgłoszenia informacje dotyczące: kosztów, zakończenia rozliczenia reklamacji oraz wskazać sprawcę uchybienia. Nazwisko i imię sprawcy uchybienia wprowadza się poprzez wskazanie danych sprawcy uchybienia na liście pracowników.

Kończąc dokumentowanie procesu rozpatrzenia zgłoszenia niezgodności (zgłoszenia reklamacyjnego) można również zaktualizować bazę wiedzy o problemach udostępnianą przez program NNR-Pro. Tworzony katalog defektów może być bardzo przydatny podczas ustalania przyczyn dla nowych niezgodności/reklamacji.

Na podstawie informacji dokumentujących działania związane z rozpatrzeniem reklamacji lub niezgodności, które zostały wprowadzone do bazy danych programu NNR-Pro, można wydrukować raport 8D.